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定期归档Access数据库

来源:IT技术网编辑:雨天发布于:2017-01-21人围观

 一个通用任务会将记录从一个表归档到另一个表。如果您希望从原始表中删除不必要的记录以减小表的大小,但是将来可能会参考这些记录,那么您可以归档记录(而不是删除记录)。要在 Microsoft® Access 中归档记录,请用宏来运行查询,将记录从一个表移到另一个表。 

    注意:以下过程使用的是罗斯文示例中的示例。罗斯文示例的默认位置是 Program Files/Microsoft Office/Office10/Samples 文件夹。如果您的 Samples 文件夹中没有 Northwind.mdb 文件,或者您需要有关打开罗斯文的详细信息,请在 Office 助手或“帮助”窗口的“应答向导”选项卡中输入“打开罗斯文示例”,然后单击“搜索”。 

定期将记录从一个表归档到另一个表 
    1、使用“复制”和“粘贴”命令,将要归档的表复制到新表中。仅复制结构,不复制数据。 
例如,将“产品”表的结构复制到名称为“产品归档”的新表中。 


    2、创建一个查询,使其包含“产品”表中所有的字段,并将记录附加到“产品归档”表中。设置条件来指定要归档的记录的子集。 
例如,创建一个名为“产品附加”的附加查询,通过将“中止”字段的“条件”单元格设置为 -1,就可以仅向“产品归档”表中附加中止的条目。 

    提示:如果每次归档的条件都会发生变化,那么您可以创建一个带有提示参数的附加查询,这样在每次运行查询时就可以输入不同的条件。 


    3、创建一个删除查询,此查询的条件与步骤 2 中为附加查询指定的条件相同。您将使用此查询从“产品”表中删除在步骤 2 中附加的记录。
    例如,创建一个“产品删除”删除查询,此查询的条件与“产品附加”附加查询所指定的条件相同。 

    注意:如果您创建一个提示输入参数的附加查询,那么您应该也创建一个提示输入相同参数的删除查询,并且对每次运行查询出现的参数提示,要确保输入相同的值。 


    4、创建一个宏,使其先运行附加查询,然后运行删除查询。 
    例如,创建一个名为“产品附加记录”的宏,在宏的第一行用 OpenQuery 操作来运行附加查询,在宏的第二行用 OpenQuery 操作来运行删除查询。 


    5、每次您要归档记录时,请运行“产品附加记录”宏。 

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